Книга. Гладкий А.А. Складской учет на компьютере. Лучшие программы, включая 1С 8.2

Книга. Гладкий А.А. Складской учет на компьютере. Лучшие программы, включая 1С 8.2. Хранение вещей на складе: книги и описание. книга, склад, кладовка, чулан, бокс в аренду, вещи, хранение и упаковка.

2013.

Введение.

Склад является центральным звеном логистической системы любого современного предприятия. Все поступающие на предприятие тмц в любом случае приходуются на склад, а их движение соответствующим образом отражается в складском учете.

1 из основных требований, предъявляемых сегодня к складским работникам предприятий и организаций, является умение работать на компьютере и способность полноценно вести складской учет с применением специально предназначенных программных продуктов. Поэтому даже те специалисты, которые ранее никогда не работали на компьютере, сегодня должны осваивать необходимые приемы и методы работы.

Современные технические и программные средства позволяют автоматизировать практически все операции складского учета: ввод и обработку первичных документов, учет движения тмц, расчет складских остатков, проведение инвентаризаций и т.д. На основании введенных и обработанных данных осуществляется формирование и вывод на печать самых разнообразных отчетных форм.

Предлагаемая читателям книга рассчитана на обучение широкого круга специалистов ведению складского учета на компьютере. В ней полезную информацию найдет для себя и начальник отдела логистики крупного промышленного холдинга, и кладовщик, ведущий складской учет на небольшом предприятии. Вначале предлагается вспомнить теоретические основы складского учета, а также используемую в нем документацию, после чего приводится описание популярных программных продуктов, предназначенных для автоматизации складского учета.

При изучении книги помните, что все используемые в книге данные являются условными, а примеры настройки и использования описываемых программных средств носят обобщенный характер. Не исключено, что в процессе изучения описываемых приложений обнаружится некоторое несоответствие содержимого книги программным продуктам. В любом случае, эти расхождения не будут носить принципиального характера.

Глава 1. Теория складского учета.

Что же представляет собой современный склад, какие функции на него возлагаются, какими документами оформляются события складского учета? Об этом рассказывается в данной главе.

Современный склад как структурное подразделение предприятия.

Склад является неотъемлемой частью любого современного предприятия. Даже те субъекты хозяйствования, которые не занимаются производственной или торговой деятельностью, должны иметь склад: ведь где-то надо хранить, например, запасные части и комплектующие изделия к компьютерам и др. оргтехнике, канцелярские товары и офисные принадлежности, топливо и ГСМ для транспортного парка, и др.

Назначение и основные функции складов В общем случае понятию "склад" можно дать следующее определение:

Склад - это специально оборудованное помещение, предназначенное для приемки и хранения поступивших тмц, для подготовки их к потреблению и отпуску (сортировка, комплектация, упаковка, и т.п.) и для последующего отпуска потребителям. Склады предприятиям необходимы для создания и поддержания запасов тмц (сырья, материалов, готовой продукции и т.д.), которые используются в процессе ведения финансово-хозяйственной деятельности. Поэтому грамотной постановке складского учета на любом предприятии должно уделяться особое внимание.

Несмотря на то, что на разных складах хранятся разные тмц, функции складов примерно одинаковы.

В общем случае их можно представить так:

• временное размещение и хранение тмц;
• преобразование товарно-материальных потоков;
• обеспечение логистического сервиса.

Функция временного размещения и хранения тмц подразумевает необходимость выполнения работ по размещению тмц на складе, обеспечению необходимых условий хранения тмц, их сохранности, а также изъятию тмц из мест хранения и их отпуск со склада.

Преобразование товарно-материальных потоков представляет собой расформирование 1 единиц измерения тмц и формирование других. Характерный пример - формирование комплектов тмц путем объединения в них отдельных единиц, либо наоборот - разукомплектование тмц. Например, было 5шт разных гаечных ключей, которые хранились и учитывались по отдельности. После объединения их в 1 комплект (набор) они учитываются вместе, и их отдельный расход невозможен - потребитель может получить только комплект ключей полностью. Таким образом, вместо 5 отдельных тмц образовался 1 комплект (набор), но на общую сумму остатка по складу это не повлияет.

Обеспечение логистического сервиса - это выполнение различного рода сопутствующих работ, необходимость которых обусловлена спецификой конкретного предприятия. К таким работам можно отнести, например, погрузочно-разгрузочные работы, доставка отпущенных материалов непосредственно в цех, перемещение тмц внутри склада, и др.

Виды современных складов.

Современные предприятия в процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности используют самые разные склады. Эти склады можно классифицировать по ряду признаков.

Например, в зависимости от конструкции склада все склады можно разделить на 3 группы:

• закрытые склады;
• открытые склады;
• полузакрытые склады.

Закрытые склады - это те, которые расположены в отдельных помещениях, под крышей. Полузакрытые склады закрыты лишь частично: например, у них есть только крыша, или крыша и пару стен, и т.п. На открытых складах тмц хранятся на полностью открытых пространствах, без каких-либо построек.

По функциональному назначению склады делятся на:

• склады запасных частей;
• таможенные склады;
• склады топлива;
• склады готовой продукции;
• склады товарно-материальных запасов;
• продовольственные склады;
• др.

Некоторые тмц хранятся только при поддержании на складе определенных условий: давление, влажность, температура, и т.п. По этому признаку все склады делятся на склады с искусственно регулируемой средой и с нерегулируемой средой. На складах 1-й группы хранятся, например, многие продукты питания (в частности, сыпучие продукты нельзя хранить в помещениях с повышенной влажностью), бумажные изделия, и др.

По ассортименту хранимых тмц склады можно разделить на специализированные склады и склады со смешанным (универсальным) ассортиментом. На складах 1-й группы хранятся только тмц определенного вида (например, на продовольственном складе нельзя хранить бытовую химию или стройматериалы), а на складах 2-й группы ассортимент может быть смешанным (стройматериалы нередко хранятся вместе с инструментом, запасными частями или производственным инвентарем).

По виду использования склады делятся на склады индивидуального пользования и склады коллективного пользования (так называемые "склады-отели"). К 1-й группе относятся склады, которые используются для хранения товарно-материальных и иных тмц каким-то 1 предприятием (например, собственные склады предприятий). Ко 2-й группе относятся склады, на которых одновременно могут хранить тмц разные предприятия и организации (обычно такой склад принадлежит какому-то крупному собственнику, который сдает его нескольким предприятиям).

В зависимости от механизации складских операций все склады делятся на 4 группы:

1. немеханизированные (на таких складах все работы выполняются вручную);
2. комплексно-механизированные;
3. автоматизированные;
4. автоматические.

Документы, используемые в складском учете.

Документация является основным элементом учета (бухгалтерского, налогового, управленческого, складского, и др.) и предназначена для сплошного наблюдения за хозяйственными процессами. Ключевое место в составе документации любого предприятия занимают первичные документы. Что же такое "первичный документ" и чем он отличается от др. документов?

Первичный документ - это документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции и составленный уполномоченными представителями заинтересованных сторон в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то сразу после ее окончания. На основании этого можно сделать вывод, что, например, товарно-транспортная накладная является первичным документом, а контракт на поставку товаров, либо приходный складской ордер - нет.

Первичный документ необходим для отражения в учете любой складской операции. Он является законодательной основой для создания учетной записи.

Типовые формы первичных документов утверждаются законодательно государством и обязательны к применению всеми субъектами хозяйствования, работающими на территории рф. Типовые формы распространяются в виде бланков, которые могут быть как бумажными, так и электронными.

В складском учете используются как первичные, так и иные документы. Рассмотрим подробнее наиболее распространенные из них.

Карточка складского учета.

Карточка складского учета необходима для количественного учета хранимых на складе тмц в натуральных единицах измерения. В настоящее время в рф могут использоваться карточки складского учета по форме м-12, которая была утверждена еще при советском союзе (постановление госкомстата от 28.12.1989г. №241), либо карточки складского учета материалов по форме м-17, утвержденные постановлением госкомстата рф от 30.10.1997г. №71а.

В верхней части карточки указывается следующая информация: наименование предприятия, которому принадлежит склад, индивидуальный номер карточки, название или номер склада, подробные данные о хранимой тмц (наименование, марка, сорт, номенклатурный номер, и др.), номер стеллажа и ячейки для данной тмц, и др.

Перечень приходных и расходных операций по данной тмц с расчетом остатка по результату каждой операции ведется в табличной части документа. Вначале указывается дата записи и номер складского ордера или иного документа, на основании которого делается запись, порядковый номер записи и наименование поставщика или покупателя.

После этого для приходной операции количество тмц указывается в колонке "приход", а для расходной операции - в колонке "расход". В колонке "остаток" рассчитывается остаток тмц по результатам данной операции.

Затем сотрудник, ответственный за ведение складского учета и создавший данную запись, должен поставить дату и расписаться.

Фактическое количество тмц на складе должно совпадать с остатком, рассчитанным после проведения последней операции в карточке складского учета. Несоответствие этих данных свидетельствует о том, что какая-то операция в складском учете не отразилась, либо о наличии иных ошибок (например, арифметических) в складском учете.

При большом количестве приходных или расходных операций по той или иной тмц можно учитывать ее на нескольких карточках, скрепленных и хранящихся вместе. Все эти карточки должны иметь 1 и тот же номер, т.к. фактически это 1 карточка складского учета, в которой учитывается 1 и та же тмц.

Время от времени остатки по карточкам складского учета сверяются с бухгалтерскими остатками, которые находятся у бухгалтера по данному складу.

Складские ордера и лимитно-заборные карты.

Приходный складской ордер - это документ, которым в складском учете оформляется поступление тмц. Он, в отличие от накладной, не является первичным документом, и для его формирования необходимо наличие другого документа: той же накладной, акта об излишках и т.д. Иначе говоря, просто так приходный складской ордер никто выписать не имеет права, поскольку он может быть выписан только на основании другого документа.

В приходном складском ордере указывается наименование организации-получателя тмц и наименование контрагента, от которого они поступили. Каждый приходный ордер должен быть пронумерован (это обычно делает складской работник, ответственный за оприходование тмц). Необходимо указать дату составления приходного ордера (дата ордера считается датой оприходования тмц на склад), и название (или номер) склада, на который поступили тмц. Также на ордере пишется код счета бухгалтерского учета, на котором в бухгалтерии учитываются тмц, поступившие по данному ордеру (этот код складским работникам сообщают в бухгалтерии).

Что касается расходного складского ордера, то он не является документом, обязательным к применению, и каждое предприятие само решает, использовать его или нет. Если расходный складской ордер не используется, то в складском учете вместо него могут использоваться другие документы (лимитно-заборные карты, накладные, и др.).

Расходный складской ордер подписывает работник склада, отпустивший тмц (как правило, кладовщик), и лицо, принявшее эти тмц.

На основании складских ордеров (вместо расходного ордера может использоваться др. документ) делаются соответствующие записи в карточках складского учета.

Товарно-транспортная накладная.

Товарно-транспортная накладная - это первичный учетный документ, удостоверяющий факт приемки-передачи тмц, доставленных транспортом поставщика, получателя или сторонней организации.

В настоящее время в рф используются товарно-транспортные накладные формы "1-т", которая была утверждена постановлением госкомстата рф №78 от 28.11.1997г.

Товарно-транспортная накладная предназначена для учета движения тмц, если их перемещение осуществляется с применением автомобильного транспорта, а также для расчетов за перевозку этих тмц и для учета выполненной транспортной работы.

Надлежащим образом оформленная товарно-транспортная накладная представляет собой юридически значимый документ, который является основанием для списания тмц у грузоотправителя и для оприходования их на склад - у грузополучателя, а также принимается к исполнению в складском, оперативном и бухгалтерском учете.

тмц, поступившие из-за границы рф, можно приходовать на основании документов, предоставленных грузоотправителем, поскольку в разных государствах формы товарно-сопроводительных документов почти всегда различаются.

Утвержденная форма товарно-транспортной накладной не всегда учитывает те либо иные специфические особенности субъекта хозяйствования или перевозимого груза. Это может быть характерно для фармацевтической, химической, оборонной промышленности, и др. В таких случаях заинтересованные министерства, ведомства или концерны могут на основании типовой утвержденной формы "1-т" разработать собственную форму товарно-транспортной накладной, в которой будут учтены все отраслевые и иные особенности. После согласования этой формы в соответствующих государственных органах она утверждается и допускается к применению.

Как правило, товарно-транспортная накладная выписывается в 4 экземплярах, 3 из которых вручаются представителю перевозчика, причем 1 экземпляр он отдает грузополучателю - на основании этого экземпляра получатель приходует на склад тмц. Еще 1 экземпляр товарно-транспортной накладной остается у грузоотправителя: по нему будут списаны со склада отпущенные тмц. 3-й и 4-й экземпляры товарно-транспортной накладной передаются грузоперевозчику.

Товарно-транспортная накладная формы "1-т" содержит много реквизитов. Но это не говорит о том, что они все должны быть заполнены: при оформлении документов субъекты хозяйствования заполняют реквизиты, руководствуясь их необходимостью.

Товарная накладная.

Товарная накладная также предназначена для оформления отпуска и приемки товаров между разными субъектами хозяйствования, является товарная накладная. Ее принципиальное отличие от товарно-транспортной накладной заключается в том, что в ней не отражается информация о перевозке тмц.

В настоящее время в рф в основном используются товарные накладные формы "торг-12", которая была утверждена постановлением госкомстата рф №132 от 25.12.1998г.

Надлежащим образом оформленная товарная накладная представляет собой юридически значимый документ, который является основанием для списания тмц у грузоотправителя и для оприходования их на склад - у грузополучателя.

Товарная накладная выписывается 2 экземплярах:

1. для грузополучателя;
2. для грузоотправителя.

В целом порядок оформления товарных накладных во многом совпадает с оформлением товарно-транспортных накладных. Но в товарной накладной нет реквизитов, предназначенных для сведений о грузоперевозчике, автомобиле, водителе, о таре и количестве грузовых мест, для расчета стоимости транспортных услуг, погрузочно-разгрузочных и иных сопутствующих работ.

Накладная на внутреннее перемещение.

Накладная на внутреннее перемещение также является документом, используемым в складском учете. Главное отличие накладной на внутреннее перемещение от товарной и товарно-транспортной накладных - то, что она предназначена для оформления перемещения тмц внутри предприятия: например, со склада в цех, с цеха на склад и т.п.

При оформлении документа в 1-ю очередь указывается его дата. В соответствии с этой датой тмц будут списаны у отправителя, и оприходованы - у получателя. Накладная на внутреннее перемещение без даты является недействительной.

Также необходимо указать номер документа. При этом можно использовать как цифры, так и буквы (буквы могут использоваться в качестве префикса номера). Далее следует указать отправителя и получателя тмц.

В табличной части документа формируется список перемещаемых тмц. Для каждой тмц нужно указать ее порядковый номер в списке, номенклатурный номер, наименование, единицу измерения, количество, цену стоимость.

Внизу накладной на внутреннее перемещение приводятся итоговые данные: общая стоимость отпущенных тмц, а также количество позиций в документе.

Накладная на внутреннее перемещение заверяется подписями представителей отправителя и получателя тмц. Предварительно документ заверяет подписью ответственный сотрудник, который разрешил отпуск тмц (это может быть, например, заведующий складом). Работник предприятия, принявший тмц со склада, передает их на место назначения, и в накладной на внутреннее перемещение расписывается работник, получивший эти тмц.

Акты о недостаче, об излишках и на списание тмц.

На любом складе нельзя исключить ситуации, когда обнаруживается недостача или излишек тех или иных хранимых тмц (имеются в виду недостача и излишки, выявленные случайно либо в результате внезапной проверки склада, а не по результатам инвентаризации).

Чтобы оприходовать излишки, необходимо составить акт об излишках, а для списания недостач необходимо наличие акта о недостаче. И тот, и др. акт является первичным документом и обязателен к исполнению в складском и бухгалтерском учете.

Акт на списание тмц - это первичный документ, на основании которого осуществляется списание тмц со склада. Его принципиальное отличие от накладных заключается в том, что списание тмц производится не в результате отпуска их со склада получателю, а по иным причинам: истечение сроков годности, хищения, сертификация, гигиенические исследования, порча и т.п.

Акт на списание готовит ответственный работник предприятия (это может быть работник склада, бухгалтер, экономист и др.), после чего его должен утвердить руководитель предприятия. Списание тмц по акту осуществляется в присутствии комиссии, члены которой должны подписать акт. В состав комиссии обязательно должно входить материально-ответственное лицо из числа складских работников (например, заведующий складом).

Полный перечень списываемых тмц формируется в табличной части документа. Для каждой позиции списка указывается название тмц, ее номенклатурный номер, единица измерения, количество, цена и общая стоимость списываемой позиции. В колонке "примечание" можно дать краткие необходимые пояснения.

Под табличной частью в строке "итого" цифрами и прописью указывается общая стоимость списываемых тмц, а также их общее количество тмц в натуральных показателях.

Внизу документа руководитель предприятия определяет, за счет чего производится данное списание (за счет прибыли, за счет виновных лиц, относится на затраты и т.д.).

Надлежащим образом оформленный акт на списание передается в бухгалтерию для принятия к исполнению и отражения в учете. Предварительно складской работник должен провести документ по складскому учету (т.е. внести данные в карточки складского учета).

Конец ознакомительного фрагмента.

Дата: 20.12.2025. Просмотров: 28.